4 NGUYÊN TẮC VÀNG GIÚP QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI THÀNH CÔNG

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh có nhiều sự biến đổi liên tục về nhu cầu, công nghệ thì quản trị sự thay đổi là một khía cạnh đặc biệt quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải lưu tâm. Vậy quản trị sự thay đổi là gì? Làm thế nào để xây dựng kế hoạch quản trị thay đổi hiệu quả? Dưới đây, hãy xem xét bốn nguyên tắc vàng cùng với 4 mô hình giúp doanh nghiệp quản trị sự thay đổi thành công.

1. Quản trị sự thay đổi là gì? Thực trạng quản trị sự thay đổi tại các doanh nghiệp Việt Nam

Quản trị sự thay đổi (Change Management) là một quá trình có cấu trúc hoặc phương pháp được sử dụng trong doanh nghiệp để quản lý và điều hướng các sự thay đổi trong môi trường làm việc. Mục tiêu của quản trị sự thay đổi là đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện hiệu quả và có tác động ít đến hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc thay đổi quy trình làm việc, công nghệ, cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh, hoặc bất kỳ khía cạnh nào trong doanh nghiệp.

Trong bối cảnh thế giới hiện đại phát triển không ngừng với sự thay đổi liên tục của công nghệ và xu hướng thị trường, các doanh nghiệp tại Việt Nam phải đối mặt với nhiều thách thức. Một số khó khăn phổ biến bao gồm thiếu nhận thức và kiến thức về quản trị sự thay đổi, khó khăn trong việc áp dụng công nghệ mới, yếu tố văn hóa và tâm lý doanh nghiệp, khó khăn trong việc quản lý sự thay đổi tổ chức, thiếu nguồn lực và đào tạo cũng như áp lực từ thị trường cạnh tranh. Để đối phó hiệu quả, các doanh nghiệp cần đầu tư vào quản trị sự thay đổi và đào tạo nhân viên để thích nghi và phát triển trong môi trường thay đổi nhanh chóng.

Thực tế, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng quản trị sự thay đổi kém hiệu quả tại các doanh nghiệp Việt Nam. Chẳng hạn, văn hóa tổ chức truyền thống, hạn chế tài chính, thiếu cam kết từ lãnh đạo, can thiệp từ môi trường chính trị và pháp lý, thiếu lợi ích rõ ràng cho nhân viên, và thiếu đánh giá hiệu suất. Điều này khiến quá trình thay đổi gặp khó khăn và không đạt hiệu quả mong muốn.

🔴Tình trạng quản trị sự thay đổi kém hiệu khiến doanh nghiệp có thể mất đi cơ hội cạnh tranh, tăng chi phí và giảm hiệu suất, đồng thời gặp khó khăn trong tuyển dụng và duy trì nhân tài. Ngoài ra, những thay đổi mạnh mẽ trong xu thế thị trường mà doanh nghiệp không thể bắt kịp được có thể khiến khách hàng trở nên thất vọng, gây mất ổn định trong tổ chức và lâu dần ảnh hưởng đến danh tiếng doanh nghiệp.

⚡Với mong muốn giúp chủ doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn trên hành trình trở thành lãnh đạo tài ba, quản trị sự thay đổi hiệu quả, Trường doanh nhân HBR tổ chức khoá đào tạo: XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO & PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM với sự dẫn dắt từ Mr. Tony Dzung hứa hẹn mang tới lượng kiến thức "khủng" giúp chủ doanh nghiệp bứt phá năng lực bản thân và chất lượng đội ngũ.

2. Tại sao cần quản trị thay đổi trong mỗi doanh nghiệp?

Trong thực tế hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với sự thay đổi đa dạng từ nhiều phía, chính vì vậy, quá trình quản trị sự thay đổi là điều vô cùng quan trọng.

2-1. Thay đổi tổ chức cá nhân

Doanh nghiệp thường dễ rơi vào cạm bẫy tư duy từ góc nhìn tổ chức, tập trung vào khía cạnh cơ cấu tài chính, tích hợp hệ thống dữ liệu hoặc thiết lập vị trí làm việc. Tuy nhiên, quản trị sự thay đổi luôn phải bắt đầu từ từng cá nhân. Điều này đồng nghĩa rằng sự thay đổi của mỗi thành viên trong tổ chức là nền tảng quan trọng cho sự thay đổi tổng thể. Nếu mọi người không thay đổi cách họ làm việc hàng ngày, những nỗ lực thay đổi tổ chức sẽ không có hiệu quả.

Ví dụ: Doanh nghiệp đang tiến hành sáp nhập với một công ty khác. Phần lớn các nhà quản trị sẽ quan tâm đến các khía cạnh như: Tình hình tài chính, cơ cấu tổ chức. Thay vào đó, khi tiến hành quản trị sự thay đổi doanh nghiệp sẽ xem xét và bắt đầu từ các nhân viên, các bộ phận phòng ban khác nhau trong công ty. 

 ▶️XEM THÊM: NÂNG CAO NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO VỚI KHÓA HỌC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ HIỆN ĐẠI

2-2. Tối ưu hóa chi phí

Nếu doanh nghiệp không thực hiện quản trị sự thay đổi có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính. Nhân viên giảm năng suất, thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo, thiếu sự tham gia của các bên liên quan quan trọng, gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Từ đó ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và rủi ro mất nhân tài. Để tránh những hậu quả tài chính, khi ứng dụng quản trị sự thay đổi, doanh nghiệp tập trung vào khía cạnh con người sẽ giúp tối ưu hóa chi phí rất hiệu quả.

Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp xác định tài nguyên cần thiết và tối ưu hóa việc sử dụng đúng lúc đúng thời điểm. Do đó mà doanh nghiệp có thể làm giảm tài nguyên dư thừa và nguồn lực không cần thiết. Ngoài ra quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp tránh những tình huống mất niềm tin của khách hàng và nhà cung cấp do sự không ổn định trong quá trình thay đổi. Chính vì vậy mà doanh nghiệp có thể tránh mất khách hàng và giảm thiểu rủi ro tài chính.

2-3. Thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng và phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục thích ứng. Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá cơ hội rủi ro, những thay đổi cần thiết, triển khai chúng một cách hiệu quả và đảm bảo sự duy trì hoạt động bình thường trong quá trình thay đổi.

Sau khi nhận biết cơ hội và rủi ro, quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược thích ứng. Doanh nghiệp có thể thay đổi mô hình kinh doanh, phát triển sản phẩm dịch vụ mới, mở rộng thị trường hoặc thậm chí tái cơ cấu tổ chức.

2-4. Tăng cơ hội thành công

Sự thay đổi là một động lực quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững. Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp tạo ra các thay đổi mang tính chiến lược để đáp ứng yêu cầu và nhu cầu thị trường. Các chiến lược được xây dựng có tính linh hoạt, bền vững đảm bảo sự phát triển bền vững trong dài hạn của doanh nghiệp.

Theo một nghiên cứu của Prosci đã chỉ ra rằng cách quản lý sự thay đổi có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án. Các doanh nghiệp có chiến lược quản lý sự thay đổi hiệu quả thường đạt hoặc vượt qua mục tiêu đã đề ra. Trong khi những doanh nghiệp không quản lý sự thay đổi tốt thường gặp khó khăn. Điều này cho thấy vai trò quản lý sự thay đổi là quan trọng để tối ưu hóa cơ hội thành công trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

3. Ba cấp độ trong quản trị sự thay đổi

Để xây dựng và thực hiện chiến lược quản trị sự thay đổi hiệu quả,  đảm bảo sự thành công thì doanh nghiệp cần phải nắm vững ba cấp độ quan trọng dưới đây. Việc kết hợp cẩn thận giữa ba cấp độ là chìa khóa để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể thích ứng và thành công trong cuộc chạy đua với biến động kinh tế và xu hướng thị trường.

3.1. Cấp độ cá nhân

Ở cấp độ này, quản trị sự thay đổi đòi hỏi tập trung vào từng cá nhân trong tổ chức. Đây là nơi nhân viên phải thích nghi với sự thay đổi, học hỏi và phát triển kỹ năng mới. Để đảm bảo thành công trong quá trình quản trị sự thay đổi, các nhân viên cần nhận thức rõ về lý do của sự thay đổi, hiểu được giá trị mà nó mang lại và sẵn sàng thay đổi cách làm việc, quan điểm. Tại cấp độ này, quản lý sự thay đổi tập trung vào việc khuyến khích, đào tạo và hỗ trợ từng cá nhân để họ đón nhận và thích nghi với sự thay đổi. Bao gồm:

• Chia sẻ thông tin liên quan đến sự thay đổi để giúp mọi người hiểu rõ hơn về mục tiêu và lý do của nó

• Cung cấp đào tạo về cách sử dụng các công cụ và quy trình mới, để họ có kiến thức cụ thể để áp dụng trong công việc hàng ngày

• Hỗ trợ cá nhân bằng cách tạo điều kiện thuận lợi và tạo cơ hội cho họ để thảo luận, đặt câu hỏi, thể hiện ý kiến trong quá trình thay đổi

3.2. Cấp độ tổ chức

Sự thay đổi không chỉ có tác động đối với từng cá nhân mà còn ảnh hưởng đến các nhóm phòng ban làm việc trong doanh nghiệp/tổ chức. Các nhóm cần phải hợp tác cùng nhau để thích nghi với sự thay đổi và đảm bảo rằng mọi người đóng góp xây dựng môi trường mới. Tại cấp độ này, quản trị sự thay đổi bao gồm việc xây dựng sự đồng thuận về tầm quan trọng của thay đổi, phát triển kế hoạch thay đổi tổng thể, triển khai thay đổi một cách có kế hoạch và đo lường và theo dõi tiến độ. Cụ thể:

• Xây dựng sự đồng thuận: Tất cả mọi người trong nhóm cần hiểu và ủng hộ thay đổi để đảm bảo sự thành công của chiến lược thay đổi

• Phát triển kế hoạch thay đổi toàn diện: Mục đích là để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự thay đổi được xem xét và cân nhắc

• Triển khai thay đổi theo một lịch trình có kế hoạch: Để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả

• Đo lường và theo dõi tiến độ của sự thay đổi: Quá trình đo lường giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh và điều hướng một cách hiệu quả hơn trong quá trình triển khai

3.3. Cấp độ doanh nghiệp

Cấp độ cuối cùng là quản trị sự thay đổi tập trung vào doanh nghiệp. Nghĩa là tập trung vào việc giúp doanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi trong môi trường kinh doanh như quá trình điều chỉnh chiến lược, cấu trúc tổ chức và cách thức hoạt động của doanh nghiệp.

• Đánh giá tác động: Hoạt động đánh giá những yếu tố ảnh hưởng và thay đổi lên doanh nghiệp để hiểu rõ những thách thức và cơ hội mà thay đổi mang lại

• Phát triển các chiến lược: Điều chỉnh cần thiết để thích ứng và có những kế hoạch và mục tiêu cụ thể mới phù hợp với thị trường

• Thực hiện các thay đổi cần thiết: Dựa trên kế hoạch và chiến lược đã xây dựng đảm bảo tính hiệu quả, tính liên tục trong quá trình thay đổi

Mỗi cấp độ quản trị sự thay đổi đều có những thách thức và hoạt động khác nhau nhưng tất cả đều hướng đến mục tiêu chung là giúp doanh nghiệp và cá nhân thành công trong quá trình thích nghi với sự thay đổi. Bằng việc hiểu và áp dụng các nguyên tắc quản trị sự thay đổi này, các doanh nghiệp có cơ hội gia tăng khả năng thành công khi triển khai các thay đổi mới.

4. Bốn nguyên tắc vàng trong quản trị sự thay đổi - doanh nghiệp không nên bỏ qua

Để đảm bảo sự thay đổi diễn ra một cách hiệu quả và mang lại lợi ích, có bốn nguyên tắc vàng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

4.1. Hiểu rõ bản chất của sự thay đổi

Để thực hiện kế hoạch quản trị sự thay đổi thành công doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của nó. Sự thay đổi không chỉ đơn giản là việc thay đổi cách làm việc mà còn đi sâu lý giải những câu hỏi sau:

• Tại sao doanh nghiệp cần thay đổi? Mục tiêu của những thay đổi này được đặt ra như thế nào?

• Giá trị mà những thay đổi này đem lại cho doanh nghiệp là gì?

• Làm thế nào những điều chỉnh thay đổi sẽ tạo ra tác động tích cực đối với các thành viên trong nhóm/bộ phận?

• Kết quả của sự thay đổi sẽ tác động như thế nào đến cách làm việc hiện tại của mọi người?

• Để đạt thành công trong việc thực hiện sự thay đổi, các nhân viên cần thực hiện những hành động gì?

4.2. Đảm bảo tính hiệu quả của kế hoạch thay đổi

Việc thực hiện sự thay đổi trong doanh nghiệp yêu cầu sự tập trung và cẩn thận để đảm bảo rằng mục tiêu được đạt được hiệu quả và hợp lý nhất. Cùng tìm hiểu về những yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của kế hoạch thay đổi của doanh nghiệp.

• Nguồn lực hỗ trợ: Để đảm bảo sự thay đổi được thực hiện một cách suôn sẻ, việc xác định cách sử dụng tài trợ và nguồn hỗ trợ là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết về việc cung cấp nguồn lực và hỗ trợ cần thiết cho quá trình thay đổi

• Có sự tham gia: Chọn những cá nhân, nhóm/bộ phận phù hợp để tham gia vào việc thiết kế và thực hiện sự thay đổi. Doanh nghiệp cần quyết định xem có đưa ra về việc sử dụng nguồn lực nội bộ trong tổ chức hoặc thuê các chuyên gia bên ngoài để hỗ trợ quá trình thay đổi hay không

• Mối quan tâm: Doanh nghiệp cần xác định cách để mọi người hiểu rõ, quan tâm và ủng hộ sự thay đổi thông qua các biện pháp thích hợp như thông tin, đào tạo, và giao tiếp cụ thể

• Tính tác động: Hãy tưởng tượng và xác định rõ về những gì mà tổ chức muốn đạt được thông qua sự thay đổi. Hoạch định rõ những tác động cụ thể mà sự thay đổi sẽ mang lại và các mục tiêu mà chúng ta muốn đạt được. Từ đó có thể giúp tạo đà để đảm bảo rằng sự thay đổi đang được triển khai một cách hiệu quả và hướng đến mục tiêu cụ thể

XEM THÊM: 6 BƯỚC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ĐỂ TẠO LỢI THẾ CẠNH TRANH

4.3. Thực hiện theo đúng kế hoạch thay đổi

Khi xem xét các mô hình quản trị sự thay đổi chẳng hạn như quy trình 8 bước thay đổi của Kotter thì doanh nghiệp có thể tìm thấy một quy trình hướng dẫn để thực hiện sự thay đổi đúng cách. Tuy nhiên, quan trọng nhất là cần đảm bảo rằng quá trình quản trị sự thay đổi được tiến hành một cách tích cực và hiệu quả. 

Doanh nghiệp cần phải chắc chắn thực hiện đúng theo lộ trình và kế hoạch thay đổi đã xây dựng. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi trong tổ chức và đảm bảo rằng mục tiêu của nó được thực hiện một cách thành công. Cụ thể: 

• Đảm bảo sự hiểu biết và cam kết của tất cả các thành viên

• Thiết lập hệ thống đo lường hiệu suất

• Xác định bên liên quan quan trọng

• Chỉ định người đại diện

• Lên kế hoạch để thay đổi thói quen

• Đảm bảo sự hỗ trợ liên tục cho tất cả người tham gia trong quá trình thay đổi

4.4. Thảo luận liên tục về sự thay đổi

Thường xuyên có những cuộc thảo luận, giao tiếp về sự thay đổi sẽ giúp tạo nên một môi trường mà mọi người có cơ hội chia sẻ ý kiến, đặt câu hỏi và đóng góp vào quá trình thay đổi. Bằng cách thảo luận liên tục, các thành viên trong tổ chức có thể hiểu rõ hơn về lý do thay đổi, mục tiêu của nó và cách thức thực hiện. Từ đó xây dựng sự đồng thuận và sự cam kết của nhân viên đối với sự thay đổi.

Thảo luận cũng tạo ra cơ hội để giải quyết các thách thức và lo ngại mà nhân viên có thể gặp phải trong quá trình thay đổi. Đồng thời giao tiếp thường xuyên cũng tạo ra sự đoàn kết và cảm giác rằng mọi người đều có phần trong quá trình thay đổi. Doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự hợp tác và sự đóng góp tích cực từ phía các thành viên trong tổ chức, làm cho sự thay đổi trở nên mạnh mẽ và bền vững hơn.

5. Bốn mô hình quản trị sự thay đổi hàng đầu hiện nay

5.1. Mô hình ADKAR

Mô hình ADKAR là một công cụ quản trị sự thay đổi được phát triển bởi Prosci Jeff Hiatt -  một công ty chuyên về quản lý sự thay đổi. Mô hình này tập trung vào việc hiểu và quản lý các khía cạnh cá nhân của quá trình thay đổi trong tổ chức. ADKAR là viết tắt của năm yếu tố quan trọng:

• Awareness (Nhận thức về nhu cầu thay đổi): Ở bước này, người tham gia cần hiểu tại sao thay đổi là cần thiết và nhận thức về lý do thay đổi. Điều này đòi hỏi việc truyền thông hiệu quả và thúc đẩy sự nhận thức

• Desire (Mong muốn tham gia và ủng hộ thay đổi): Sau khi nhận thức về thay đổi, người tham gia cần có mong muốn và động lực tham gia và hỗ trợ thay đổi. Điều này liên quan đến việc tạo sự kết nối giữa sự thay đổi và lợi ích cá nhân hoặc tổ chức

• Knowledge (Kiến thức về làm thế nào để thực hiện thay đổi): Để thay đổi, người tham gia cần biết cách thực hiện. Cung cấp kiến thức và đào tạo là cần thiết để họ biết cách thực hiện thay đổi một cách hiệu quả

• Ability (Khả năng thực hiện thay đổi và hành vi): Kiến thức không đủ, người tham gia cần phải có khả năng thực hiện thay đổi. Điều này liên quan đến việc họ có đủ kỹ năng và tài năng để thích ứng với thay đổi

• Reinforcement (Củng cố để duy trì thay đổi): Cuối cùng, cần có các biện pháp củng cố để đảm bảo rằng thay đổi được duy trì và không quay trở lại tình trạng cũ. Điều này bao gồm việc xem xét và đảm bảo rằng sự thay đổi đạt được các kết quả mong muốn và được tôn trọng trong tổ chức

Mô hình ADKAR giúp tổ chức xác định và quản lý các khía cạnh cá nhân của quá trình thay đổi, đặc biệt là trong việc xây dựng sự nhận thức, tạo động lực và cung cấp kiến thức cần thiết để thay đổi diễn ra một cách suôn sẻ.

5.2. Mô hình chuyển đổi của Bridges

Mô hình chuyển đổi của Bridges do William Bridges - một nhà cố vấn phản hồi, phát triển, tập trung vào quá trình điều chỉnh của con người trong quá trình thay đổi tổ chức. Mô hình này chia quá trình thay đổi thành ba giai đoạn chính:

• Giai đoạn buông bỏ (Ending): Ở giai đoạn này, người tham gia phải buông bỏ những yếu tố, quy trình, hoặc thái độ cũ để chuẩn bị cho sự thay đổi. Đây thường là giai đoạn khó khăn và đầy bất ổn, vì người tham gia cảm thấy mất điều gì đó quen thuộc. Tại đây, họ cần thời gian để luyện tập việc chấp nhận sự thay đổi

• Giai đoạn không chắc chắn và bối rối (Neutral Zone): Sau khi buông bỏ, người tham gia thường bước vào giai đoạn không chắc chắn và bối rối, nơi họ cảm thấy mơ hồ và không biết nên thực hiện gì. Giai đoạn này có thể kéo dài một thời gian dài, và tạo điều kiện cho sự phát triển và học hỏi mới

• Giai đoạn chấp nhận (New Beginning): Cuối cùng, người tham gia đạt đến giai đoạn chấp nhận, nơi họ chấp nhận sự thay đổi và bắt đầu thích ứng với nó. Họ có thể thấy rõ giá trị và lợi ích của sự thay đổi và sẵn sàng góp phần xây dựng môi trường mới

Mô hình chuyển đổi của Bridges nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tạo cơ hội cho người tham gia tận hưởng giai đoạn không chắc chắn và bối rối. Trong thời kỳ này, họ có thể phát triển kiến thức và kỹ năng mới để thích ứng với môi trường mới và đạt đến giai đoạn chấp nhận sự thay đổi. Mô hình này giúp quản trị sự thay đổi hiểu rõ tâm lý và cảm xúc của nhân viên trong quá trình thay đổi tổ chức.

5.3. Mô hình 8 bước dẫn đầu thay đổi của Kotter

Quy trình 8 bước dẫn đầu thay đổi của John Kotter là một khung làm việc mạnh mẽ giúp tổ chức quản trị sự thay đổi một cách hiệu quả. Dưới đây là tóm tắt về từng bước trong quy trình này:

• Tăng tính cấp bách cho sự thay đổi (Create Urgency): Bước đầu tiên là phải làm cho mọi người trong tổ chức hiểu tầm quan trọng và cấp bách của sự thay đổi. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thảo luận về những vấn đề hiện tại, tương lai và tiềm năng nếu không thực hiện sự thay đổi

• Tạo ra một liên minh mạnh mẽ để ủng hộ và thực hiện thay đổi (Build a Guiding Coalition): Xây dựng một nhóm lãnh đạo mạnh mẽ và được tôn trọng để hướng dẫn và thúc đẩy sự thay đổi. Nhóm này phải có sự đa dạng và đại diện của nhiều bộ phận trong tổ chức

• Xây dựng tầm nhìn và chiến lược (Form a Strategic Vision and Initiatives): Phải xác định tầm nhìn cho sự thay đổi và xây dựng chiến lược để đạt được tầm nhìn đó. Tầm nhìn nên rõ ràng và đầy đủ để mọi người có thể hiểu và hấp dẫn

• Truyền đạt tầm nhìn (Communicate the Vision): Sử dụng các phương tiện truyền thông và cách giao tiếp hiệu quả để truyền đạt tầm nhìn và chiến lược cho mọi người trong tổ chức

• Loại bỏ các chướng ngại vật và rào cản (Remove Obstacles): Điều này đòi hỏi phải xác định và loại bỏ mọi rào cản, chướng ngại vật hoặc thói quen cũ có thể làm trở ngại cho sự thay đổi

• Tạo ra các thành công, chiến thắng ngắn hạn (Create Short-Term Wins): Thay vì đợi đến khi sự thay đổi hoàn toàn thành công, cần tạo ra các thành công ngắn hạn để thúc đẩy động lực và sự ủng hộ

• Xây dựng và phân tích dựa trên các thay đổi (Build on the Change): Dựa trên những thành công ngắn hạn, cần phải tiếp tục xây dựng và mở rộng các thay đổi vào toàn bộ tổ chức

• Áp những thay đổi đó vào văn hóa của doanh nghiệp (Anchor the Changes in Corporate Culture): Cuối cùng, sự thay đổi cần được nhúng vào văn hóa tổ chức để đảm bảo tính bền vững và duy trì

Quy trình 8 bước dẫn đầu thay đổi của Kotter giúp doanh nghiệp thấy rằng quản lý sự thay đổi là một quá trình đáng tin cậy và khoa học và cung cấp chi tiết cụ thể các bước để thành công trong việc thực hiện sự thay đổi.

5.4. Mô hình McKinsey 7S 

Mô hình McKinsey 7S là một công cụ phân tích tổ chức phát triển bởi Robert H. Waterman Jr. và Tom Peters, các nhà cố vấn kinh doanh nổi tiếng. Mô hình này giúp tổ chức hiểu và đánh giá tất cả các yếu tố quan trọng cần thiết để quản lý sự thay đổi. Mô hình này bao gồm bảy yếu tố chia thành hai nhóm: yếu tố cứng (Hard Elements) và yếu tố mềm (Soft Elements).

Yếu tố cứng (Hard Elements)

• Strategy (Chiến lược): Định hình mục tiêu và hướng đi của tổ chức

• Structure (Cấu trúc): Mô tả cách mà tổ chức được tổ chức và phân chia các bộ phận, vị trí, và vai trò

• Systems (Hệ thống): Bao gồm các quy trình, quy tắc, và hệ thống để thực hiện chiến lược và quản lý hoạt động hàng ngày

Yếu tố mềm (Soft Elements)

• Shared Values (Giá trị được chia sẻ): Xác định các giá trị cốt lõi và nguyên tắc mà tổ chức tin tưởng và theo đuổi

• Skills (Kỹ năng): Đánh giá kỹ năng và năng lực của nhân viên để thực hiện chiến lược

• Style (Phong cách): Xác định cách tổ chức được lãnh đạo và quản lý, bao gồm cách mà quyết định được đưa ra và cách giao tiếp

• Staff (Nhân sự): Liên quan đến việc tuyển dụng, phát triển, và duyệt chức danh cho nhân viên

Mô hình McKinsey 7S giúp tổ chức hiểu rằng tất cả các yếu tố này phải hoạt động cùng nhau để đảm bảo sự thay đổi thành công. Khi tổ chức đang thực hiện sự thay đổi, cần xem xét tất cả các yếu tố cứng và mềm để đảm bảo rằng chúng đồng bộ và phù hợp với nhau. Mô hình này cung cấp một phương pháp toàn diện để phân tích và quản lý sự thay đổi bằng cách đảm bảo rằng cả yếu tố cứng và mềm được cân nhắc trong quá trình quản lý sự thay đổi.

XEM THÊM: XÂY DỰNG MÔ HÌNH KINH DOANH THÀNH CÔNG VỚI 9 YẾU TỐ, 5 BƯỚC, 12 MÔ HÌNH

6. Quy trình quản trị sự thay đổi

Bước 1: Đảm bảo sẵn sàng cho việc thay đổi

Trước khi bắt đầu bất kỳ quá trình thay đổi nào, đảm bảo rằng doanh nghiệp đã sẵn sàng cho sự thay đổi. Doanh nghiệp cần cân nhắc về mặt hậu cần và văn hóa. Trong giai đoạn chuẩn bị, hãy tập trung vào việc giúp nhân viên hiểu về sự cần thiết của thay đổi và thu hút sự ủng hộ từ họ để tránh phản kháng sau này.

Bước 2: Xây dựng tầm nhìn và lập kế hoạch cho sự thay đổi

Sau khi tổ chức đã sẵn sàng, hãy xây dựng tầm nhìn cùng với một kế hoạch chi tiết cho sự thay đổi. Kế hoạch này cần định rõ mục tiêu chiến lược, các chỉ số đo lường hiệu suất, xác định các bên liên quan và nhiệm vụ tại các giai đoạn quan trọng. Cụ thể:

• Mục tiêu chiến lược: Định ra những mục tiêu cụ thể mà sự thay đổi nhằm hướng tới cho doanh nghiệp. Đây là bước xác định rõ mục tiêu và định hình tương lai mà doanh nghiệp muốn đạt được. Mục tiêu có thể là tăng cường hiệu suất, cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc thúc đẩy sự linh hoạt để thích nghi với môi trường biến đổi

• Các chỉ số đo lường hiệu suất: Là những thước đo cụ thể được sử dụng để đánh giá mức độ thành công và hiệu quả của quá trình thay đổi. Đây là những yếu tố cốt lõi để đảm bảo rằng sự thay đổi đang diễn ra theo đúng hướng. Các chỉ số có thể là các chỉ số như doanh số bán hàng, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc phản hồi từ khách hàng

• Các bên liên quan: Là những cá nhân và nhóm nào có vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện sự thay đổi. Doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bên liên quan để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả. Các câu hỏi cần được trả lời là: Ai sẽ giám sát nhiệm vụ thực hiện thay đổi? Ai quyết định tại các giai đoạn quan trọng? Ai chịu trách nhiệm thực hiện và triển khai các hoạt động?

• Phạm vi dự án: Mô tả chi tiết những bước và hoạt động cụ thể trong quá trình thực hiện sự thay đổi. Nó giúp định rõ những gì thuộc về dự án và những gì không, tránh hiện tượng mơ hồ và đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

Ví dụ: Một công ty sản xuất trong ngành công nghiệp thực phẩm đã đối mặt với việc phải thực hiện sự thay đổi để cải thiện hiệu suất sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng hơn. Do vậy doanh nghiệp đã xây dựng tầm nhìn và lập kế hoạch cho sự thay đổi như sau:

1 - Xây dựng tầm nhìn: Ban lãnh đạo đã xây dựng một tầm nhìn dài hạn cho tổ chức, trong đó họ thấy mình là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm với khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng và hiệu quả. Do đó công ty đã xác định tầm nhìn áp dụng công nghệ tiên tiến hơn, quy trình sản xuất hiệu quả hơn và tăng cường tương tác với khách hàng.

2 - Lập kế hoạch cho sự thay đổi

• Xác định mục tiêu chiến lược: Cơ quan quản lý của doanh nghiệp đã đặt ra mục tiêu cụ thể cho sự thay đổi bao gồm tăng năng suất sản xuất lên 20% trong vòng 2 năm, giảm lãng phí sản xuất và tạo ra các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu thị trường

• Đo lường hiệu suất: Để đảm bảo tiến độ và đánh giá hiệu quả của sự thay đổi, doanh nghiệp đã xác định các chỉ số đo lường như tốc độ sản xuất, chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng

• Xác định các bên liên quan: Doanh nghiệp đã giao cho một nhóm chuyên gia trong công ty để thực hiện kế hoạch. Đồng thời cũng đã chỉ định người quản lý dự án và xác định vai trò của từng cá nhân trong quá trình thay đổi

• Phạm vi dự án: Xác định phạm vi dự án sẽ là việc cải thiện quy trình sản xuất, đầu tư vào công nghệ mới và đào tạo nhân viên về các quy trình mới

XEM THÊM: QUY TRÌNH 5 BƯỚC HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC KINH DOANH HIỆU QUẢ

Bước 3: Triển khai các thay đổi

Trong giai đoạn triển khai quyền tự quyết và trách nhiệm nên được ủy thác cho nhân viên. Các nhân viên cần có khả năng thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Điều này giúp tạo nên sự động viên và tạo đà cho họ cảm thấy phấn khích để tham gia vào quá trình.

Đồng thời hãy tạo cơ hội cho nhân viên để dự phòng và giảm thiểu các rủi ro có thể xuất hiện. Việc liên tục nhấn mạnh về tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp trong quá trình thay đổi để giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ tại sao sự thay đổi là cần thiết.

Bước 4: Dự phòng các rủi ro

Sau khi hoàn thành kế hoạch quản trị sự thay đổi, vai trò của người quản lý trở nên đặc biệt quan trọng. Một trong những nhiệm vụ của người quản lý đó là ngăn chặn tình trạng "mọi thứ quay trở về như cũ" trong tương lai. Đặc biệt khi doanh nghiệp thực hiện các thay đổi liên quan đến quy trình, văn hóa và chiến lược của tổ chức.

Để đảm bảo rằng sự thay đổi được duy trì và không bị sa sút sau khi hoàn thành, người quản lý cần phải tiếp tục theo dõi các chỉ số hiệu suất và đánh giá tính hiệu quả của dự án.  Ngoài ra, người quản lý cần thúc đẩy các giá trị và thái độ mới mà sự thay đổi mang lại cũng như đảm bảo rằng những cách làm cũ không tái xuất hiện. 

Cuối cùng, việc tiếp tục cung cấp hỗ trợ đào tạo và giám sát  nhân viên để mọi người hiểu và tuân thủ các thay đổi. Nếu kế hoạch không đầy đủ và không được hỗ trợ trong quá trình triển khai, tình trạng "ngựa quen đường cũ" có thể xuất hiện và đe dọa tính bền vững của sự thay đổi.

Bước 5: Đánh giá tiến độ và phân tích kết quả

Doanh nghiệp và các đội nhóm phòng ban cần thường xuyên tiến hành rà soát, phân tích và đánh giá hiệu quả của dự án. Việc đánh giá hiệu quả của dự án thay đổi dựa trên các tiêu chí và chỉ số đã đặt ra sẽ cung cấp thông tin cụ thể về mức độ đạt được các mục tiêu. Từ đó có thể xác định được điểm mạnh và điểm yếu của quá trình và có những chiến lược s điều chỉnh và cải thiện các kế hoạch thay đổi tương lai.

7. Một số lưu ý trong quá trình quản trị sự thay đổi

Nắm vững được ba cấp độ, bốn nguyên tắc, bốn mô hình và quy trình thực hiện chi tiết cơ bản đã giúp doanh nghiệp thành công trong xây dựng kế hoạch quản trị sự thay đổi. Tuy nhiên để đảm bảo 100% thì doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý những yếu tố sau:

7-1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Mọi dự án quản trị sự thay đổi cần phải có mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu cụ thể giúp các nhà quản lý xác định hướng đi cần thực hiện để đạt được sự thay đổi một cách hiệu quả. Đảm bảo mục tiêu rõ ràng, nhất quán không chỉ đảm bảo sự thay đổi diễn ra dưới thuận lợi mà còn tạo nên sự đồng thuận và ủng hộ cho quá trình thay đổi.

Để đạt được mục tiêu rõ ràng trong quản trị sự thay đổi, các nhà quản lý cần tuân theo các nguyên tắc sau:

• Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn

• Mục tiêu phải được xây dựng dựa trên nhu cầu và mục tiêu của tổ chức

• Mục tiêu phải được truyền đạt rõ ràng và hiệu quả cho mọi người trong tổ chức

7-2. Bắt đầu từ cấp lãnh đạo

Lãnh đạo cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý sự thay đổi. Họ có quyền lực và ảnh hưởng lớn đến tổ chức và có thể tạo ra tầm nhìn bức tranh toàn cảnh cho sự thay đổi. Lãnh đạo cấp cao có khả năng truyền đạt thông điệp về sự thay đổi một cách rõ ràng và thuyết phục, giúp nhân viên hiểu rõ lý do và mục đích của sự thay đổi. Đồng thời giảm thiểu sự kháng cự, chống đối từ nhân viên. 

Tuy nhiên, cấp lãnh đạo chỉ đóng một phần trong quá trình quản lý sự thay đổi. Sự tham gia và ủng hộ từ tất cả các cấp bên trong tổ chức mới là yếu tố tiên quyết để đảm bảo sự thay đổi thành công và hiệu quả.

7-3. Khuyến khích trò chuyện và giao tiếp thường xuyên

Giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong quá trình thay đổi. Nó giúp mọi người hiểu lý do và tầm quan trọng của sự thay đổi đồng thời giảm thiểu sự kháng cự và tạo sự ủng hộ. Trò chuyện và giao tiếp thường xuyên giữa các bên liên quan trong tổ chức đảm bảo rằng thông tin liên quan đến sự thay đổi được chia sẻ một cách hiệu quả và làm dịu bất kỳ sự lo lắng nào có thể xuất hiện.

7-4. Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi bằng cách cho họ quyền tự do đưa ra quyết định của riêng mình và thực hiện các ý tưởng mới. Nếu nhân viên không cảm thấy được trao quyền, họ có thể trở nên bất mãn và gây ra sự chống đối với sự thay đổi của doanh nghiệp. 

7-5. Khuyến khích chia sẻ kiến thức

Khuyến khích việc chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên giúp tạo ra môi trường học tập trong tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng khi có những nhân viên học hỏi và thích ứng nhanh hơn những người khác. Chia sẻ kiến thức giúp tất cả mọi người học hỏi từ nhau và đẩy nhanh quá trình thích ứng với sự thay đổi.

7-6. Tập trung vào con người

Con người là trung tâm của mọi quá trình thay đổi. Để quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả, cần đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức, kỹ năng và tài nguyên để thích nghi với sự thay đổi. Tập trung vào con người giúp đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ về sự thay đổi, lợi ích của nó và cách thích ứng như thế nào cho hiệu quả.

7-7. Xây dựng văn hóa minh bạch

Sự thay đổi thường đi kèm với sự không chắc chắn và lo lắng. Xây dựng văn hóa minh bạch giúp giảm thiểu những cảm xúc tiêu cực này và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thay đổi. Minh bạch tạo sự tin tưởng, đồng thuận và khuyến khích sự tham gia và sáng tạo từ phía nhân viên.

7-8. Ứng dụng công nghệ vào quản trị sự thay đổi

Trong thời đại chuyển đổi số, công nghệ chơi một vai trò quan trọng trong quản lý sự thay đổi. Công nghệ có thể giúp tự động hóa các tác vụ, thu thập và phân tích dữ liệu, theo dõi tiến độ dự án thay đổi và cung cấp cơ hội cho nhân viên tham gia và chia sẻ ý kiến. Việc ứng dụng công nghệ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý sự thay đổi và giảm thiểu rủi ro thất bại.

8. Kết luận

Rõ ràng có thể nhận thấy rằng quản trị sự thay đổi không chỉ đơn giản là việc thay đổi quy trình, công nghệ, mà còn đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy và văn hóa tổ chức. Điều này cần sự cam kết và ủng hộ từ tất cả các cấp bậc trong tổ chức, từ lãnh đạo cấp cao đến cơ sở. Doanh nghiệp cần khuyến khích trò chuyện giao tiếp thường xuyên, trao quyền cho nhân viên, chia sẻ kiến thức, tập trung vào con người và xây dựng văn hóa minh bạch đều đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của quản trị sự thay đổi.

Trong một thế giới đầy biến đổi, quản trị sự thay đổi không chỉ là một nhiệm vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện mà là một cơ hội để phát triển và thịnh vượng. Bốn nguyên tắc vàng trên có thể là chìa khóa dẫn đến sự thành công trong quản trị sự thay đổi. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp những kiến thức với các ứng dụng thực tiễn để doanh nghiệp tự tin tiến vào cuộc hành trình của quản trị sự thay đổi.